Любое деловое общение построено на достижении одной или обеими сторонами некой цели. При этом в ход идут разные способы взаимодействия. Но тем и отличается деловое общение от повседневного, что опирается на определённый свод правил и ограничений.
Психология делового общения разграничивает разные формы коммуникации со своей спецификой и правилами: деловая беседа, совещание, заседание, собрание, переговоры, презентация, конференции и телеконференции, деловая переписка. Также сюда можно отнести более частные вопросы: консультации специалистов и экспертов по конкретным вопросам, консилиум, интервью, всевозможные планёрки. В категорию делового общения попадают даже экзамены и защиты учёных работ.
Деловые переговоры – необъемлемая часть бизнес процесса. И нет разницы, какого масштаба ваш бизнес: и малый и очень крупный бизнес – это про то, как договариваться и коммуницировать с партнёрами и конкурентами в правовом поле и к общей выгоде.
Зачастую от того, как эти переговоры проходят, зависят не только ежедневные выручки или некий стабильный рост, но и существование бизнеса в принципе.
Поэтому знание основ психологии делового общения полезно и тем, кто считает себя прекрасным переговорщиком и тем, кто только готовится сделать свои первые шаги в бизнесе. Деловое общение – это целый комплекс норм и правил, включающий этику, поведение в деловой среде, культуру речи, коммуникации с начальством и коллегами.
Виды делового общения
Деловое общение способствует решению важных вопросов и достижению целей. При этом деловые переговоры оказывают существенное влияние на всех его участников, позволяя повышать уровень деловых коммуникаций, развивает компетентность и экспертность, повышать уровень профессионализма специалистов.
Виды делового общения условно можно разделить на две большие группы: прямое и косвенное общение.
В психологи делового общения под прямым общением понимается непосредственный контакт с собеседником, то есть личное общение за столом переговоров.
Косвенное общение может осуществляться посредством технических средств (интернет, телефон и др.).
Современный мир именно второй вид делового общения делает всё более популярным, накладывая свой специфический отпечаток на то, как проходят переговоры и в онлайн.
Также в психологии делового общения выделяется невербальное и вербальное общение. Вербальное общение осуществляется в виде слов и обмена фразами, а невербальное деловое общение – при помощи жестов, мимики и письменных сообщений и т.д.
Часто по мимике, жестам и интонации собеседника можно нарисовать его невербальный портрет, что существенно облегчает результаты переговоров и способствует более эффективному достижению целей общения.
Специфика делового общения
Психология делового общения, прежде всего, подразумевает, что деловое общение возникает в результате определённого типа деятельности. Оно формальное, то есть официальное, и ограниченное нормами и правилами.
В отличие от общения межличностного, например, с друзьями или близкими, общение деловое не является самоцелью. Поясним: общаемся с близкими мы чаще всего ради самого общения, узнавания, сочувствия, общей радости и прочего. Общение же деловое имеет конечную цель: подписание договора о сотрудничестве или его расторжения, объединение ради выполнения общего контракта, разграничение сфер влияния, масштабирование бизнеса, изменение статусов исполнителей и многое другое. Поэтому и психология делового общения описывает другие задачи и другие нормы поведения.
Для достижения деловых целей используется вербальный и невербальный пути передачи информации.
Вербальный путь
Психология делового общения строго предписывает определённые нормы вербального общения. Вольности, которые мы можем допускать в общении с близкими, категорически запрещены в деловом общении. Проще говоря, именно к психологии делового общения можно со 100% -ой уверенностью отнести фразу: сначала думай, потом говори. И это можно отнести буквально к каждой фразе, которая будет озвучена вами в процессе переговоров или общения с подчинёнными или начальством. Зачатую такую планку держать не просто, но деловые коммуникации отчасти можно сравнить со спортом: чем больше тренируешься, тем лучше результат.
В ходе делового общения речь должна быть спокойной и уверенной. Благодаря этому ваш собеседник поймёт: вы знаете, о чём говорите, вы уверены в себе и в том, что доносите до людей. В спокойном состоянии мозг функционирует лучше, чем в состоянии стресса или волнения, поэтому сохраняйте спокойствие и ни один важный нюанс от вас не ускользнёт. К тому же уверенное и спокойное состояние позволяет чётче формулировать мысли и легче подбирать нужные слова. Конечно, при подготовке к переговорам или презентации можно отрепетировать часть своей речи, но не ответы собеседника.
Психология делового общения подразумевает лояльное и спокойное отношение ко всему, что скажет собеседник. Как бы там ни было, у него свой взгляд на ситуацию, свои правила бизнеса и свои выгоды, поэтому необходимо спокойно и выслушивать собеседника, давая ему возможность закончить свою мысль. Стоит избегать слишком длинных монологов и витиеватых высказываний. В деловой среде время – деньги, поэтому будьте точны в своих высказываниях и мало эмоциональны, если ваша задача, конечно, не презентовать товар или проект со всеми его плюсами.
Если ваша деловая встреча предполагает выступление перед большой аудиторией или формат диалога, задавайте иногда аудитории вопросы, чтобы понять, насколько она вовлечена в процесс, понятно ли ей то, что вы излагаете, доступным ли языком вы описываете своё деловое предложение или преимущества контракта.
Деловое общение предполагает не только умение говорить, но и умение слушать, правильно трактовать полученную информацию, задавать логичные уместные вопросы, быть заинтересованным и уважительным к собеседнику, его мнению и его аргументам.
Невербальный путь
Большое значение во время беседы играет мимика и жесты. Зачастую за дипломатичной речью скрывается один посыл, а мимика и жесты выдают другой: скепсис, откровенное несогласие и даже неуважение. Поэтому уметь наблюдать за собеседником, ловить эти сигналы и правильно их интерпретировать часто ещё важнее.
На невербальном уровне также может проявляться и ваше отношение к собеседнику. Жесты и мимику, которая указывает на ваше расположение и уважение к клиенту, можно специально использовать такие, которые располагают собеседника к общению и выказывают ваши добрые намерения.
Также психология делового общения указывает на необходимость следить за позой и взглядом во время переговоров или общения с коллегами и начальством. При деловом разговоре лучше всего смотреть в глаза собеседнику, демонстрируя заинтересованность и расположение. Поза также может многое сказать о вашей заинтересованности в положительном исходе переговоров. Закрытые позы дадут понять вашему собеседнику, что вы с ним категорически не согласны и не уважаете его мнение. Откровенно развязные и расслабленные позы и того хуже. Демонстрация видимого превосходства не самое желанное деловое качество, если оно выражается в неуважительной форме. Если вы планирует обозначить свои заметные достижения в отрасли, облеките их в ряды сухих цифр и графиков, это по-настоящему деловой подход.
Разговор или спор
Психология делового общения особую роль уделяет таким формам коммуникации, как деловой разговор и деловая дискуссия.
Самым распространённым контактным методом является деловой разговор. Цель такого общения – обмен информацией по конкретному вопросу. Участники диалога могут установить регламент в зависимости от важности вопроса и времени, отведённого на общение.
Коммуникативные средства, как правило, типичные для любой беседы: обмен репликами, вопросами и ответами, мнениями и оценками. Ситуационный контакт обычно включает следующие элементы: обращение; запрос, ответ, согласование действий и ожидаемый результат.
Подойдите к деловой беседе серьёзно и тщательно. Позаботьтесь о месте, в котором она будет проходить. Если есть необходимость сохранять конфиденциальность, стоит выбрать место, в котором присутствие других людей будет сведено к минимуму. Как правило, к деловым переговорам мы готовимся, поэтому все вопросы ответы должны быть обоснованными и мотивированными.
Деловые беседы планируются заранее. В процессе подготовки определяется предмет беседы, круг вопросов, который целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить. При проведении бесед зачастую используются разнообразные документы и презентационные материалы либо отчётные.
Психология делового общения ключевой считает начало беседы. Именно с этого момента с первых фраз и впечатлений сторон переговоров, чаще всего и начинается процесс, который приведёт или не приведёт к желаемому результату. Поэтому начало стоит подготовить особенно тщательно, начиная с места проведения встречи до того, что вы скажете. И не последнюю роль будут играть доступность расположения помещения, температура в нём, удобная мебель и техническое оснащение. Ничто не должно отвлекать и ни в чём необходимом не должно быть дефицита.
Для делового совещания ключевым моментом будет правильная повестка дня. К нему все готовятся заранее, поэтому частью психологического комфорта всех участников совещания будет составленная заранее повестка и регламент его проведения.
Необходимо учесть следующие аспекты: тема совещания, цель совещания, перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания совещания, место, где оно будет проходить, фамилии и должности докладчиков, место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.
В тех случаях, когда люди не информированы о том, что будет целью совещания, может возникнуть напряжённость и нецелевая дискуссия. Что не будет способствовать принятию какого бы то ни было эффективного решения.
А вот деловая дискуссия наоборот предполагает обмен мнениями по заданному вопросу.
Согласно психологии делового общения в форме дискуссии могут проходить любые встречи в коллективе, с коллегами, инвесторами, будущими партнёрами. Всё зависит от того, какой вопрос обсуждается и какой итог ожидают участники деловой встречи.
Целью такой дискуссии является представление возможных решений проблемы, обсуждений противоположных точек зрения по спорным вопросам, презентация новой информации. Такого рода дискуссии спора не разрешают и не склоняют аудиторию к какому-либо единообразию действий. Число участников групповой дискуссии может меняться в большую или меньшую сторону в зависимости от того, какие аргументы стоит привести сейчас, какое число специалистов и экспертов должно высказаться, и от того, какое время отведено на самую деловую встречу.
Логично предположить, что для дискуссии необходимо собрать людей, которые действительно обладают экспертностью в том вопросе, который вы намерены обсудить, что не исключает возможности присутствия на дискуссионной площадке зрителей, наблюдателей или специалистов которые проходят повышение квалификации или которые будут в будущем специализироваться на тематике дискуссии.
Аудитория, наблюдающая дискуссию, должна быть постоянно в центре внимания выступающих, с нею необходимо поддерживать не только невербальный, но и вербальный контакт.
Резюмируя вышесказанное, можно смело сказать, что используя наработки психологии делового общения, можно направить переговоры в нужное именно вам русло: добиться расположения собеседника, создать комфортную обстановку, ускорить проведение переговоров.
И небольшие рекомендации, использование которых положительно повлияет на ход деловых переговоров:
- Проявляйте искренний интерес к деловой беседе.
- Улыбайтесь и делайте это уместно. Улыбка располагает к общению.
- Личное обращение – по имени или имени и отчеству.
- Если уместно, используйте комплименты, касаемые именно деловых качеств, проделанной презентации или представленного отчёта.
- Постарайтесь быть на одной волне с собеседником, не дистанцируйтесь.
